Es lógico pensar que si la materia prima con la que trabajamos es de buena calidad y los procesos están bien gestionados, el resultado final será el esperado. Además de fijarnos en el funcionamiento de la cadena de suministro y de producción, también es necesario prestar atención a la gestión de proveedores con los que nos abastecemos.
Una correcta gestión de proveedores puede ayudarnos a entender mejor nuestras necesidades y las de las empresas que nos ofrecen materias primas para fabricar nuestros productos.
Bien coordinado podrá ahorrar dinero al negocio y generar una mejor gestión de la cadena de suministro de forma generalizada. ¿Quieres saber cómo comenzar o cómo podemos ayudarte a ello desde MRO? ¡Te lo contamos!
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¿Qué es un proveedor?
Antes de comenzar a hablar de gestión de proveedores es necesario explicar en qué consiste la figura de un proveedor. Forman parte de la cadena de producción de cualquier empresa que trabaje o se dedique a la venta de productos. De hecho, son los que se encargan de abastecer a otras empresas de los bienes o de la materia prima que necesiten para poder realizar sus operaciones y continuar con el negocio.
De ahí que la figura del proveedor sea tan importante para una empresa, al igual que mantener buenas relaciones con ella. Es indispensable conocer toda la información posible e ir creando confianza mutua. La cosa se puede complicar un poco si la empresa es muy grande y habla a la vez con muchos proveedores. En esos casos es mas difícil obtener información de todos ellos, por lo que muchas veces recurren a empresas externas que les ayuden en la gestión de proveedores.
En MRO proporcionamos adquisiciones subcontratadas, almacenamiento y soluciones de valor agregado y materiales indirectos a clientes de la industria de fabricación, ensamblaje y procesos, por lo que si no sabes por dónde empezar con tu gestión, siempre puedes contar con nuestro equipo.
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¿Qué es la gestión de proveedores?
Si un proveedor es la persona o empresa que se encarga de suministrarnos todo lo que necesitamos para realizar nuestra ‘tarea’, la gestión de proveedores es la forma en la que nos relacionamos con ellos. El objetivo de este departamento, pues es necesario que la empresa tenga una serie de empleados encargados de los proveedores, es generar buenas relaciones y poder gestionarlas de forma que ambas partes salgan ganando.
Ten en cuenta que, si hay buena relación, se puede optimizar el valor de la empresa, haciendo que los estándares de calidad se cumplan. Además de mejorar la cadena de suministro. Para ello hay que ser siempre sinceros con nuestros proveedores y establecer relaciones sólidas y reales para llevar a cabo planificaciones estratégicas. Recuerda que también deberás tener en cuenta el control de stock si tratas con proveedores, por lo que te recomendamos que leas este post.
En la gestión de proveedores existen una serie de tareas indispensables que siempre se tienen que desarrollar:
- Seleccionar proveedores.
- Compararlos.
- Asegurar que se cumplen todos los estándares de calidad de la industria y los que pides como empresa.
- Realizar seguimientos de los procesos de envío (tiempos de entrega, costes de transporte…).
- Tener periódicamente auditorías de proveedores.
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¿Es lo mismo que la cadena de suministro?
Anteriormente hemos comentado que el término ‘cadena de suministro’ cuando hablamos de la gestión de proveedores pero, ¿hay alguna diferencia? La confusión reside en que ambos procesos forman parte de la misma fase, pero se centran en aspectos diferentes.
La gestión de proveedores se dedica a cultivar relaciones efectivas con los proveedores, mientras que la gestión de la cadena de suministro se enfoca en los procesos logísticos que abarcan toda la cadena (desde el flujo de bienes a la optimización de la circulación de información y recursos financieros).
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Beneficios
Una correcta gestión de proveedores puede ayudarnos en muchos más aspectos empresariales de los que creemos, como por ejemplo:
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Aumentando la agilidad de la cadena de suministro
Teniendo una estrategia previa podremos mejorar la capacidad de respuesta ante eventos inesperados en el mercado y/o nuevas necesidades comerciales. También será posible crear alianzas estratégicas emergentes con una rápida identificación, calificación, incorporación y gestión de nuevos proveedores.
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Ahorrando en gastos
Como estaremos aplicando nuevas formas de eficiencia y productividad, aunque no sea nuestro principal objetivo, estaremos reduciendo gastos al facilitar una conectividad y colaboración sin obstáculos con los proveedores.
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Reduciendo el riesgo de la cadena de suministro
Un mayor control de la gestión de proveedores hará que sea posible prever y mitigar riesgos, incluso en tiempos de crisis. Hay que tener en cuenta que estaremos eliminando puntos ciegos en las transacciones y posibilitando la visibilidad de múltiples partes. Si ponemos todas las cartas sobre la mesa de forma honesta y con respeto minimizaremos posibles disputas entre proveedores.
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Claves para seleccionar proveedores
Seleccionar proveedores es una tarea estratégica fundamental para cualquier empresa, sobre todo para aquellas que compran muchas de las materias primas que, posteriormente, utilizan en su proceso productivo. De ahí que sea importante tener claros algunos puntos o datos clave que nos ayude a seleccionar a los mejores proveedores para nuestro negocio y dentro de nuestra industria:
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Definir las necesidades
Antes de buscar un proveedor la empresa debe tener claras las necesidades que desea cubrir y las características innegociables que debe tener el proveedor para satisfacerlas.
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Hacer una búsqueda
Lo mejor es utilizar todos los medios a tu alcance, como Internet, ferias comerciales o referencias de otros empresarios, para recopilar información sobre los proveedores disponibles y hacer una primera criba.
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Evaluar a los proveedores
Cuando ya se tenga una lista de los proveedores a considerar toca evaluarlos. Este proceso suele realizarse mediante entrevistas, cuestionarios que se envían a los proveedores mismos, visitas a las instalaciones, investigación de referencias de clientes anteriores y pruebas de calidad de productos o servicios.
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Seleccionar al adecuado
Con toda la información recopilada en nuestras manos es momento de tomar la decisión final y elegir al proveedor que mejor se adapte a nuestras necesidades. Es necesario no centrarse únicamente en el precio, sino en factores como la calidad del producto, la capacidad de respuesta, la cultura de la empresa, la flexibilidad y los valores.
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Qué tener en cuenta en los contratos con proveedores
A la hora de hablar seriamente, es decir, cuando ya hemos elegido a los proveedores que queremos que nos suministren y vamos a formalizar un contrato, es donde la gestión de proveedores más se luce. Serán los encargados de tener en cuenta todos los aspectos del trato para que beneficie a ambas partes y se garantice una relación comercial exitosa y duradera.
Por eso siempre es importante que el departamento tenga en cuenta algunos puntos clave que debatir siempre antes de dar el ‘sí’ definitivo:
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Establecer los términos
El contrato deberá especificar los términos de la relación comercial entre empresa y proveedor, incluyendo productos o servicios a adquirir, precios, método de pago, duración del contrato, condiciones de entrega, etc.
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Protección legal
Por supuesto, si queremos formalizar definitivamente, debemos generar un contrato legalmente vinculante, que establezca los derechos y obligaciones por ambas partes. De esta forma nos aseguramos de que, como empresa, estamos protegidos en caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales, y viceversa.
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Gestión de contratos
No basta con solamente firmar el contrato: hay que asegurarse de que se gestiona de la forma correcta: llevando un seguimiento de los plazos de entrega y cumpliendo con las obligaciones contractuales y con cualquier otra cláusula que se haya acordado previamente.
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Negociación
Es importante negociar los términos del contrato para cerciorarse de que ambas partes estás sacando provecho. Tanto eres la empresa como el proveedor, por supuesto te querrás asegurar de que estás obteniendo los mejores precios y condiciones posibles. Recuerda, desde el departamento de gestión de proveedores, será imprescindible establecer incentivos y penalizaciones que fomenten el cumplimiento del contrato.
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Objeto del contrato
Es necesario detallar la prestación que se contrata o en qué consiste la colaboración, indicando lo que incluye y lo que no.
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Términos de entrega y pago
Todo lo que tenga que ver con fechas límite de entrega, plazos de pago, condiciones de pago, etc., es decir, sobre entregas y pagos, se debe formalizar y dejar por escrito en el contrato para que, si después hay un problema, se pueda recurrir a un documento legal para solucionar el problema.
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Cláusulas de protección
El último consejo pero no por ello el menos importante: te recomendamos que siempre incluyas cláusulas de protección para garantizar que el proveedor cumpla con sus obligaciones contractuales (para establecer penalizaciones en caso de incumplimiento o garantías de calidad del producto o servicio).
Coordinada de forma correcta y de forma comunicativa, la gestión de proveedores puede ayudarnos a ahorrar dinero y a ser más eficientes como empresa. Eso sí: implica considerar las necesidades, objetivos y culturas de ambas partes. De ahí que sea tan importante la búsqueda de un proveedor adecuada, con el que podamos compartir metas comunes. De este enfoque puede surgir la ventaja competitiva, la capacidad de diferenciación y el valor necesario para respaldar la propuesta comercial.
Por eso, si no sabes cómo gestionar esta parte de tu empresa o necesitas ayuda, siempre puedes ponerte en contacto con el equipo de MRO, donde te ofreceremos servicios que agilicen los procesos de gestión de suministros, mejorando el control y la organización de tus recambios. Ofrecemos también servicios adicionales que complementen las soluciones MRO basándonos en las circunstancias específicas de tu empresa, por lo que trabajamos específicamente según tus necesidades.
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