Ofrecer a los clientes los productos por los que están interesados en el mínimo tiempo posible es clave para sobrevivir en un mercado en el que existen cientos de competidores que quizá ofrezcan un mejor servicio que el tuyo. El cliente de hoy en día tiene muy claras algunas cosas: quiere comprar el artículo sin esperar, de calidad y con un envío en condiciones. Las empresas deben adaptarse a estas exigencias, y para ello una buena gestión de inventario es vital.
Poder ofrecer el producto sin que el cliente tenga que esperar a su reposición puede ayudarnos a generar confianza y a vender mucho más, por lo que es muy importante saber qué ocurre con la mercancía que tenemos almacenada y si es posible que se produzca una rotura de stocks o cualquier otra incidencia relacionada. Normalmente este tipo de situaciones suelen deberse a una mala gestión del inventario, por lo que hoy vamos a explicarte cómo llevar un control de stock práctico y sencillo que te evitará problemas futuros.
Lo primero: ¿qué es el control de stock?
También conocido como control de almacén o de inventario en español, el seguimiento del stock significa tener un control exhaustivo y lo más actualizado posible de los artículos y de la mercancía que tenemos disponible en el almacén y que está lista para venderse. El objetivo es organizar, planificar y controlarlas para evitar que, si un cliente solicita algún producto, tenga que esperar porque no se dispone de él.
Este proceso forma parte de la logística de una empresa y busca ofrecer un servicio constante a la demanda que puedan tener los distintos artículos de un negocio. No es fácil llegar al punto de equilibrio de salidas y entradas de producto, ya que cada uno tiene una frecuencia de venta propia, que depende enteramente de los clientes. Aunque la adquisición de productos sí podemos controlarla desde la empresa, debemos aprender a regular la frecuencia y tamaño de los pedidos sin quedarnos cortos ni pasarnos.
Lo ideal sería que el flujo de entrada y de salida fuesen el mismo, pero es algo casi imposible de conseguir, por lo que lo único que podemos hacer es intentar llegar a ese equilibrio perfecto, haciendo que nuestras existencias sean las mínimas posibles sin llegar a quedarnos sin nada (sin que se produzcan rupturas).
Como habrás notado, hay que ser un poco malabarista para tener un control de stock medianamente útil y cómodo, tanto para la empresa como para el cliente que haga el pedido. Tendremos que conocer muy bien nuestro negocio y cómo funciona el almacén para ofrecer un servicio de calidad.
Ventajas
Tener una buena gestión de la mercancía de nuestro almacén ofrecerá ventajas a nivel comercial, porque nos ayudará a vender más, pero también podremos disfrutar de otros beneficios:
- Ahorro. No tener tanta mercancía porque hay un mayor control de stock implica que se necesita menos espacio para almacenarla, lo que reduce el gasto que ello conlleva. A la que tenemos habrá que dedicarle menos tiempo y capital humano.
- Mejor servicio. Si un almacén funciona bien será capaz de dar salida a todos los pedidos para que lleguen de forma rápida y eficiente. Hoy en día se trata de una enorme ventaja frente a nuestros competidores, por lo que acabaremos generando un mayor número de ventas a medio plazo.
- Mayores ventas. Ofrecer un servicio de calidad a los clientes, estando preparado para hacer la venta en cuanto se solicite, ayudará a reforzar la confianza del comprador y, a largo plazo, se venderá más.
- Reducción de tareas administrativas. Realizar inventarios y seguimiento de almacén, junto a las tareas relacionadas con esta parte de la empresa, requieren mucho tiempo y concentración. Si tenemos el stock controlado de forma diaria y desde el primer momento, la carga de trabajo se reducirá en gran manera.
- Aumento del flujo de caja. Si podemos controlar o equilibrar el flujo de ventas con el gasto que hacemos con ellas, podremos disfrutar de una mayor liquidez.
Cómo realizar un seguimiento del control de stock
Vemos ahora cómo podríamos empezar a llevar un control de inventario más ordenado. Sabemos que este proceso, si hay que empezarlo de 0, puede ser complicado, por lo que lo hemos dividido en pasos para que puedas ir poco a poco:
Fija tus objetivos. Comencemos por la base: cada empresa tiene unas necesidades específicas y, aunque todas quieran cubrir su demanda sin tener más stock del necesario, no todas realizarán los mismos pasos para conseguirlo. Tienes que descubrir qué funciona en tu caso: observa tu sector, el funcionamiento de tu empresa y asegúrate de que las necesidades personales queden cubiertas.
Utiliza un software de control de stock. Realizar un conteo manual está totalmente anticuado y lleva muchísimo más tiempo de efectuar (además de posibles errores humanos) que si utilizamos un software especial para inventario. Este programa automatizará el proceso de manera eficiente, registrando entradas y salidas de cada artículo y actualizando su información automáticamente.
Todos los datos que genere podrán consultarse por los trabajadores de la empresa, ayudando a que todas las personas estén informadas prácticamente a tiempo real de la situación en los almacenes. Además también es capaz de avisar si un artículo va a terminarse pronto, por lo que podrás localizar al instante errores en el stock y darle solución sin que afecte al pedido del cliente.
Etiqueta cada artículo. Puede que no sea un paso muy llamativo, pero sin duda es importantísimo etiquetar correctamente los artículos dentro del almacén para saber cuántos hay y de qué clase. Asegúrate de que las etiquetas cumplen su función: ayudar a identificar cada artículo de manera rápida, clara, sencilla y sin equívocos.
Realiza un inventario inicial. Cuando comienzas con el control de stock lo mejor es generar un informe sobre el estado del almacén (también puedes añadir una fotografía) al comienzo, lo que se conoce como inventario inicial. Tendrás que hacer un recuento de todos los artículos para saber los valores de los que se parte para poder darle la información al software.
Realiza inventarios manuales periódicos. Aunque podemos confiar en la tecnología para llevar un control diario y consultar su información en caso de duda o problema, no podemos abandonar por completo el inventario manual. La tecnología también puede cometer errores, sobre todo en acciones poco comunes, como las roturas o las sustituciones, que no se reflejan en el sistema informático. En estos caso habrá que contar con el control ‘de toda la vida’ y corregir cualquier fallo del software.
Analiza las ventas. Llevar un seguimiento de las ventas es importante, pero igual de necesario es anticiparse a ellas. Analiza la demanda, las ventas de la empresa y a sus compradores. Así podrás generar patrones y entender el comportamiento de compra para ver la cantidad de cada producto que necesitarás. No es necesario tener los datos correctos en un 100%, pues un análisis de ventas siempre hará más eficiente el control de stocks.
Conserva un stock de seguridad. Este sería el último paso: tener ‘reservas de emergencia’, por así decirlo. El mercado y la venta de productos es imprevisible, por lo que tenemos que estar preparados para cualquier cosa. Ten siempre disponible un stock de seguridad en el que tengas una cantidad, normalmente reducida, de producto que no tengas previsto vender. Así cubrirás cualquier imprevisto de emergencia.
Herramientas para controlar el stock
Si quieres comenzar a implementar herramientas tecnológicas que te ayuden a disfrutar de los beneficios que aporta la gestión y control de stock, aquí te dejamos algunas de las más populares. Te ayudarán tanto en el stock propiamente como a, de forma indirecta, mejorar el servicio al cliente, aumentando su calidad y diferenciándote de la competencia:
Optimus Price. Este software ayudará en el cálculo óptimo de los precios, averiguando la necesidad de los clientes por el mismo y gestionando el cálculo pertinente. Para realizar todas estas tareas se basa en datos como la demanda del producto, los competidores, etc. y establece el mejor precio para el producto.
Axos. Diseñado para empresas de sectores como el de la distribución y almacenamiento, este software se centra en corregir problemas específicos de este tipo de empresas, ya que manejan un elevado número de productos, clientes, tarifas, stocks, etc. Su funcionamiento va por etapas: asesoramiento del sistema, migración y publicación de datos, formación, personalización de informes comerciales y parametrización.
Odoo. Este software de ERP integrado está formado por varias partes: CRM, sitio web y e-commerce, facturación, contabilidad, fabricación, gestión de almacenes e inventarios… Se pueden planificar los recursos empresariales porque unifica los procesos en una única organización. Lo forman una serie de aplicaciones que automatizan y rastrean los movimientos de dentro de la empresa, ofreciendo toda la información para los trabajadores desde cualquier dispositivo.
El control de stock, como has podido comprobar, afecta al final al funcionamiento y al prestigio de toda la empresa, ya que ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente y a descubrir más sobre el funcionamiento del negocio y su ‘salud logística’. Si estás pensando en actualizar esta parte de tu empresa para ahorrar dinero y gestionarla mejor pero no sabes cómo comenzar, en MRO by Servitec podemos ayudarte.
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