Una de las partes más importantes de cualquier empresa es, en realidad, esa que ‘no se ve’. Todos los procesos internos son fundamentales para que una empresa funcione correctamente de cara al público y ofrezca sus productos y/o servicios. La gestión de inventarios es una parte significativa de cualquier negocio.
Este componente es relevante en diversas formas para impulsar la eficiencia y efectividad de la logística empresarial, abarcando desde la gestión de proveedores hasta las operaciones en almacenes e instalaciones. Pero estas no son las únicas fases en las que participa o ayuda en su funcionamiento. ¿Quieres saber cómo funciona y las ventajas que puede dar a tu marca si se gestiona correctamente? En MRO nos dedicamos a la gestión y compras de recambios de este tipo y conocemos algún que otro truco para que tus inventarios funcionen de forma más eficiente, ¡así que, sigue leyendo!
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
¿En qué consiste la gestión de inventarios?
Antes de comenzar a explicar lo que es una buena gestión, es necesario comentar qué es el objeto a gestionar. En este caso es el inventario, es decir, el conjunto de artículos y/o materiales que una empresa crea o adquiere con el objetivo de generar unas ganancias vendiéndolos. Dado el tráfico que tendrá una empresa con tantos productos y materiales, es lógico que exista una parte de la misma que se dedique a su control.
Es aquí donde aparece la gestión de inventarios. Dentro de la cadena de suministro, esta fase supone el seguimiento de todo el inventario, desde su fabricación y almacenamiento en los almacenes hasta su posterior distribución.
El objetivo de la gestión de inventarios es contar con los productos o la materia prima necesaria en el momento en el que se requieran. Esto no implica que una buena gestión sea tener de todo en todo momento. En este caso estaríamos ante un stock innecesario que puede producir muchos dolores de cabeza.
Para ello es necesario saber en todo momento, y si puede ser en tiempo real, y tener una visibilidad total del inventario. Será necesario conocer cuándo realizar pedidos, la cantidad a solicitar y dónde almacenar los productos. Los pasos básicos para la gestión de inventario suelen ser los siguientes:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Adquisición
Lo primero será adquirir los productos destinados a su venta para que después sean entregados en los almacenes o directamente en los puntos de venta.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Almacenamiento
Toda la materia se tiene que almacenar en algún lugar hasta que sea necesario emplearla. Los bienes se transportarán a través de la red de distribución hasta que estén listos para su envío.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Beneficio
Se debe supervisar la cantidad de productos disponibles para la venta. Los productos terminados se despacharán para procesar los pedidos y que puedan ser enviados a los clientes.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
La gestión de inventarios es fundamental para mantener el orden dentro del almacén y garantizar el correcto desarrollo de la actividad empresarial. Así, la empresa puede tener un control preciso de los bienes destinados a satisfacer la demanda del producto.
Es crucial monitorear periódicamente este proceso para aprovechar eficientemente los recursos disponibles. Para ello podemos servirnos de algunas herramientas de la tecnología actual, cosa que explicaremos más adelante. Debemos tener en cuenta que esta es una parte relevante de la empresa. Su mala gestión puede acarrear pérdidas significativas debido a una organización deficiente.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
¿Cómo generar un inventario?
Dependiendo del inventario en cuestión, del tipo de empresa y del sector al que pertenezca, suelen seguirse unos pasos a la hora de generar un inventario. Nosotros vamos a explicar los básicos, pero esta lista se puede editar dependiendo de las necesidades de los productos o servicios en sí y de las de la empresa:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Identificación
Una vez hayamos hecho el pedido y el paquete esté en nuestras instalaciones, lo primero que tendremos que hacer será identificar los productos. Estos se registrarán en el inventario (también aquellos que no formen parte del mismo).
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ubicación
Una vez determinados los productos a incluir en el inventario, es necesario establecer los lugares donde se colocarán dentro del almacén para que sean fácilmente localizables cuando los necesitemos.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Equipo de trabajo
Contar con un equipo capacitado es fundamental para llevar a cabo la gestión del inventario de forma lógica. Este deberá estar preparado para realizar tareas relacionadas con este de forma práctica y eficiente.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Análisis y registro
Una vez completados los pasos anteriores será momento de realizar el inventario en sí. Habrá que establecer una fecha y hora adecuadas para llevar a cabo el conteo y registro de los productos de manera precisa.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Tipos de gestión de inventarios
Al igual que no todas las empresas son iguales ni necesitan los mismos procesos, no existe un único tipo de gestión de inventarios. Todo dependerá de las necesidades propias del negocio y de la forma en la que se dirige. Dependiendo de esas cualidades podremos escoger entre:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Gestión periódica de inventarios
Se realizan recuentos físicos del inventario en intervalos acordados. A cada inicio del período se tomará el inventario inicial, se agregarán las nuevas compras y se restará el final para determinar el coste de los bienes vendidos.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Gestión de inventario de códigos de barras
Las empresas asignan un número único a cada producto mediante códigos de barras asociados a información (proveedores, dimensiones del producto, disponibilidad, etc.).
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Beneficios
Una gestión eficaz del inventario puede tener un impacto significativo en la cadena de suministro al completo. Proporciona uno de los elementos más útiles para mejorar una empresa: información sobre qué productos o servicios son los más rentables y cómo pueden variar dependiendo de las estaciones o de las condiciones del mercado.
Pero esa no es la única ventaja de cuidar la gestión de stock. Analizar cuidadosamente su historial permite también hacer pronósticos más precisos sobre ventas y compras futuras. Estas proyecciones acabarán traduciéndose con el paso del tiempo en menos gastos asociados a transporte, almacenamiento, seguros e impuestos.
Debemos recordar que una buena gestión no solamente beneficia a la empresa, sino a todos sus socios. Será mucho más fácil fortalecer relaciones con socios porque la empresa será capaz de reducir el número de errores. Algo así beneficia a todas las partes involucradas. Se mire por donde se mire, un conocimiento profundo del inventario, así como de las necesidades y ubicaciones específicas, puede ayudar en muchos aspectos de la empresa, llegando a reducir o eliminar entregas y pedidos incorrectos.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Consejos para una buena gestión
Como lo prometido es deuda, es momento de que pasemos a los consejos que teníamos para mejorar tu gestión de inventarios. Tanto si ya tienes una estrategia hecha como si quieres empezar de cero, estos puntos clave te ayudarán a sacarle todo el rendimiento y fortalecer tu empresa:
- Datos: Es importante tener toda la información relevante en un solo lugar. Puede ser necesario integrar diferentes sistemas para obtener datos precisos y limpios.
- Resultados: Contar con una solución que permita utilizar datos para generar resultados medibles proporciona confianza y garantía tanto para la empresa como para los clientes.
- Mayores opciones de análisis: La capacidad de generar informes en diversos formatos facilita el envío de información dentro y fuera de los distintos departamentos. Así, la comprensión detallada de la situación es mucho más simple y rápida.
- Cuadro de control:Una herramienta efectiva de gestión del inventario deberá proporcionar un control exhaustivo sobre los datos para ayudar a la empresa a entender el impacto de las desviaciones en los resultados.
- Evaluación visual y de datos: La visualización gráfica de la información facilita la identificación de situaciones y la propuesta de soluciones. Es muy importante integrar gráficos a datos brutos.
- Análisis a escalas: Cualquier análisis debe realizarse a diferentes escalas de producto y de negocio en las que se pueda acceder a información específica cuando haya que tomar decisiones.
- Proceso estándar:El empleo de procedimientos uniformes optimiza la eficiencia y facilita el entrenamiento del personal, lo que ayuda en el movimiento dentro de la organización.
- Escenarios: Anticiparse a posibles cambios en la política de gestión del inventario es clave para tomar decisiones rápidas y flexibles en un entorno empresarial que demanda agilidad y adaptabilidad.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Hacia la modernización
Como hemos comentado, la tecnología ha ayudado en gran manera a agilizar el proceso de gestión de inventarios con la implementación de sus herramientas. Muchas de ellas están diseñadas específicamente para ello. El software es una de las más aplicadas y empleadas. Con él es posible un seguimiento de inventario eficiente.
Un gestor de este tipo puede simplificar todos los procesos porque automatiza la producción de toda la línea. Desde la gestión empresarial, la previsión de la demanda o hasta la contabilidad. Algunos de los más desarrollados pueden incluso rastrear la ubicación de cualquier artículo y predecir el momento óptimo para reordenar los suministros gracias a los datos que obtiene y consulta (como las ventas pasadas).
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Existen sistemas de inventario adaptados a todo tipo de empresas, desde aquellas pequeñas que funcionan con un solo ordenador hasta otras más grandes que necesitan de varios ordenadores en las instalaciones o incluso la nube. El objetivo es que el software de gestión de inventario realice sus funciones correctamente para garantizar un control eficiente de los productos. Normalmente, su procedimiento será sumar las existencias conforme ingresen, restar lo que se vende y eliminar lo que se pierda. Así se podrá asegurar que haya un registro preciso de los niveles de inventario en todo momento.
La gestión de inventarios supone más que una parte de los procesos de la empresa. Se trata de una pieza vital para el correcto funcionamiento de la misma, de principio a fin. Por eso en MRO nos hemos especializado en la gestión de compras y recambios. Ofrecemos servicios no solo de gestión, sino de creación de almacenes Lean, gestión de transacciones y mucho más. Si quieres que te ayudemos con tus próximas compras, solamente tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo para que podamos ofrecerte un servicio más personalizado.
