Podemos comenzar diciendo sin miedo a exagerar que no existe una buena gestión de empresa sin su respectivo MRO, es decir, sin Mantenimiento, Reparación y Operaciones. Además de tener cuidado con las entregas, los envíos y el trato al cliente, cualquier negocio debe prestar especial atención a su funcionamiento interno y asegurarse de que todos los departamentos tienen lo que necesitan y están ‘bien cuidados’.
La cita mens sana in corpore sano – en latín, mente sana en cuerpo sano – se puede aplicar de la misma forma que al cuerpo a una empresa, pues debemos cuidar lo que hace que, como negocio, podamos funcionar. Eso sí, es necesario encontrar un equilibrio: ni cuidar poco ni cuidar demasiado, ya que no buscamos que haya cientos de piezas inmovilizadas en el almacén solamente ‘por si pasa algo’. Es una mejor estrategia analizar cuáles son las probabilidades de que pase algo utilizando MRO y la tecnología actual. Si quieres saber más sobre el mantenimiento y cuidado que deberías dar a tu equipo y los beneficios que podría aportar, ¡sigue leyendo! Hoy te lo explicamos todo.
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¿A qué hace referencia MRO?
Como hemos comentado, las siglas MRO hacen referencia a los equipos, las herramientas y las actividades a tener en cuenta para que el día a día en una empresa fluya sin grandes problemas. No se trata de tener una pieza específica en inventario por si alguna se rompe, resumido de forma simple, sino de tener una estrategia para el funcionamiento en general.
Dicho esto, el MRO suele incluir todo lo relacionado con los sistemas de calefacción, aire acondicionado y/o ventilación, los sistemas de iluminación, la maquinaria, la tecnología, el mobiliario e incluso los utensilios de limpieza. Como ves, lo que hace es una especie de escáner general de la situación de la empresa desde dentro, desde lo que necesita para funcionar y, por ende, para producir.
Como muchos de los inventos de este tipo, que buscan un orden y un control de la situación casi constante, el MRO se aplicó o utilizó por primera vez en el ejército, concretamente en el Departamento de Defensa de los Estados Unidos para llevar una cuenta de los repuestos, las pruebas, las reparaciones, etc.
Sin embargo, las empresas enseguida vieron en este sistema de mantenimiento, reparación y operaciones una salida más comercial, que podría ayudarles a mejorar la gestión y optimización interna. El concepto MRO ha evolucionado con el paso del tiempo y con sus nuevas aplicaciones hasta adaptarse a determinadas industrias y empresas. Actualmente, cualquier material que sea necesario en un proceso operativo y/o de producción que no forme parte del producto final se considera MRO.
De ahí que, al ser un concepto bastante amplio, se suela dividir en 4 categorías que nos explica Thomas, la plataforma de abastecimiento industrial. A continuación, os las explicamos:
- Reparar y mantener infraestructuras es un paso esencial para asegurar que las instalaciones empresariales estén operativas y en buenas condiciones siempre que haga falta.
- Cualquier mantenimiento y reparación de equipos de producción buscará garantizar el funcionamiento de los equipos y sistemas relacionados.
- El mantenimiento de equipos que manejan materiales estará estrechamente vinculado a la gestión de los sistemas utilizados en el transporte de materias primas y productos finales hacia y desde las líneas de producción.
- Gestionar herramientas y consumibles significa también supervisar cualquiera de ellas, manual o de menor tamaño, que se necesite en operaciones diarias.
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MRO: tipos de mantenimiento
El stock MRO tiene 3 posibles estrategias de mantenimiento, y se empleará una u otra dependiendo de cuestiones como el presupuesto, los recursos disponibles, la experiencia de la propia empresa y sus objetivos:
Preventivo
El objetivo principal de un mantenimiento MRO preventivo es alargar todo lo posible la vida útil de cualquier activo previniendo o evitando todo lo posible problemas o averías. ¿Cómo podemos conseguirlo? Gracias al uso de la tecnología, su programación y un mantenimiento calendarizado y basado en el uso del activo. Dependiendo del software se necesitará un nivel tecnológico y una experiencia base para entenderlo.
Correctivo
Este segundo tipo no pretende prevenir, sino curar, de ahí que también se le conozca como mantenimiento por avería. Se pone en marcha cuando hay un problema y se busca una solución al mismo una vez ha ocurrido, no antes.
Lo ideal sería, por supuesto, que una empresa intentase alejarse todo lo posible de este tipo y adelantarse a los fallos antes de que ocurran. Sin embargo, aunque no todo se puede prevenir y muchos negocios siguen funcionando de forma correctiva, en los que se preparan para eventos inesperados a base de tener repuestos a mano. Así no hay que estar planificando y controlando constantemente por si algo se avería, pero corremos el riesgo de perder mucho tiempo, además de que en estos casos el stock deberá estar listo para usarse en servicio casi inmediatamente.
Predictivo
Hemos dejado el mejor tipo para el final: el mantenimiento predictivo busca que las actividades se realizan solamente cuando se den unas condiciones específicas. El objetivo es no depender de programas de mantenimiento, sino instalar herramientas y sensores que proporcionen la información sobre el estado de un artículo concreto. Se analizarán todos esos datos recogidos para hacer que se ponga en marcha solamente cuando sea necesario y para que no estén siempre funcionando.
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Beneficios del MRO
Al comienzo del artículo hemos prometido que comentaríamos los beneficios de implementar un MRO. Aunque con las explicaciones que hemos ido desvelando seguramente ya hayas percibido algunos de ellos, veamos con más detalle qué puede hacer por ti este sistema:
- Optimización de costes operativos. Como se sabe de antemano qué productos se van a necesitar en qué intervenciones, ahorraremos dinero porque no habrá tantos gastos operativos.
- Eficiencia en tiempos de respuesta. Se reduce el tiempo de respuesta porque hay una gestión más eficiente de inventarios y almacenes.
- Aumento de productividad. Si los períodos de inactividad de los activos se reducen, una de las primeras consecuencias es un aumento de la productividad.
Sin embargo, el grupo que más ventajas obtendrá en última instancia son los clientes, ya que, cuanto mejor sea la gestión interna de una empresa, mejor será también la producción, la calidad y la entrega de los productos o servicios que ofrezca. MRO acaba convirtiéndose en un valor añadido a la propuesta de negocio.
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Gestionar el inventario de MRO
Las estrategias MRO pueden ayudarnos a entender mejor todas las partes internas de nuestra empresa y los materiales que se necesitan para gestionarlas. Pero, ¿cómo podemos gestionar ese inventario?
La palabra clave es equilibrio: debemos encontrar ese punto intermedio entre tener productos de repuesto en stock sin derrochar dinero, ya que mantener piezas en el almacén es un gasto más que, si no controlamos, se nos puede ir de las manos. Por ello, no podemos ni estar ‘sobre-preparados’ a expensas de gastar ni dejarlo todo a la suerte.
Administrar MRO, como podrás entender, no es tan fácil como parece. Lo primero es entender y tener localizados todos los activos en sus respectivas instalaciones: el repuesto estará vinculado al equipo al que le corresponde y del que formará parte en el futuro. Si ya has dado el salto tecnológico y cuentas con un software de gestión de inventario en tu empresa, podrás ir unos pasos por delante, ya que tienes la opción de configurarlo para que haga el trabajo ‘sucio’ por ti (cronogramas, seguimiento de piezas…).
Lo primero que deberemos tener claras son las prioridades por las que nos queremos guiar, las cuales dependerán por completo de la empresa y sus objetivos. Te recomendamos que analices la situación actual de tu negocio con los datos con los que te puedas hacer y crees KPIs para un seguimiento. Con ellas, mide el rendimiento del MRO y hazte algunas preguntas: ¿La pieza que puede necesitar este departamento está disponible? ¿Si pido repuestos, los recibo enseguida o tardan unos días? ¿Hay algún artículo que necesite tener en stock?
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MRO en inventario
El MRO puede ser completamente distinto de una empresa a otra, sobre todo si son de sectores distintos o tienen objetivos opuestos. Sin embargo, si te estás preguntando si existe una cantidad de inventario MRO mínima o correcta, te dejamos algunas prácticas a aplicar en tu empresa para que, de forma general, no te quedes nunca sin inventario (aunque te recomendamos que apliques todos los procedimiento a tu empresa en concreto):
Valor MRO como porcentaje de RAV
Si buscas una forma simple de evaluar tu cantidad de stock MRO siempre puedes compararlo con el valor del activo de reemplazo de la planta. Según esta técnica, el inventario MRO debería ser de un 1,5% del RAV de la planta. Con esta cifra podrás calcular aproximadamente el valor que la empresa gasta en stock, pero recuerda que calculando el valor MRO se deben excluir las materias primas y los productos terminados.
Si conseguimos que el porcentaje sea bajo significa que estamos liberando espacio para actividades que generen más valor. Por supuesto, este resultado no quiere decir ni que se esté empleando menos cantidad de material ni que se lleven a cabo menos actividades, sino que existe una muy buena capacidad para anticiparse a cualquier problema o necesidad. El resultado de todos estos procedimientos es menos dinero gastado en mantener el inventario, físicamente hablando.
Cantidad de orden económico
Segunda forma de ajustar los niveles de inventario: calculando la cantidad económica del pedido. Como su propio nombre indica, buscará llegar a aproximadamente la cantidad de pedido que maximizará el rendimiento de la inversión. Debemos tener siempre en cuenta que el nivel de pedido significa un aumento de costes de mantenimiento, cosa que quizá no nos convenga. Sin embargo, realizar pedidos al por mayor muchas veces supone un gran ahorro de dinero.
La misión de este cálculo es determinar la cantidad de pedido que resultaría más rentable teniendo en cuenta gastos de inventario y gastos de pedido, llegando a un equilibrio entre ambos. La parte un tanto ‘negativa’, por decirlo de alguna forma, es que este método no necesariamente se tiene por qué aplicar en todos los materiales de inventario MRO. Sin embargo, sigue siendo muy útil sacar este cálculo para utilizar los datos desde un punto de vista estratégico en algunos grupos de artículos puedan tener un impacto significativo.
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Esperamos que esta pequeña guía para MRO y su aplicación en una empresa te hayan animado a poner algunas de las ideas en marcha en tu propio negocio. En MRO by Servitec optimizamos tus costes operativos, ofreciéndote soluciones para mejorar tus procesos de compra y de gestión de suministros. Proporcionamos adquisiciones subcontratadas, almacenamiento y soluciones de valor agregado para MRO y materiales indirectos a clientes de la industria de fabricación, ensamblaje y procesos.
Si tienes alguna duda en concreto o quieres saber lo que podemos hacer por tu empresa, solamente tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo, que estudiará tu caso concreto para ofrecerte los servicios acotados a tus necesidades.
