En una empresa, además de llevar un buen flujo de trabajo y contar con todas las herramientas posibles que ayuden a desempeñar las labores de forma más rápida y cómoda, jamás podemos dejar de lado que los que trabajan son, al final, seres humanos. Las dinámicas de trabajo también se deben revisar y escoger la más adecuada para que los empleados sepan que pueden contar con la empresa para resolver problemas o desorganización. Una de estas prácticas es la metodología 5S.
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¿Qué es la metodología 5S?
Toyota es la creadora de esta metodología basada en 5 principios que facilitan las dinámicas de trabajo y mejoran aspectos de la convivencia laboral, como el uso de los espacios de trabajo, la organización, la higiene, las normas y la convivencia. La aplicación de este método puede dar resultados tanto a medio como a corto plazo gracias a los objetivos de los espacios de trabajo y el rendimiento del personal.
Se conciencia e informa a los trabajadores sobre el sentido de utilidad, el orden y la higiene de varias formas para transformar el área de trabajo en un mejor espacio. Al final, si los empleados están cómodos y a gusto en la oficina, se traduce en aspectos positivos, desde el desempeño individual y grupal hasta la fomentación de una cultura del orden y un cuidado y compromiso en las tareas y en las relaciones con sus compañeros.
Es normal caer en la trampa de pensar que la metodología 5S está pensada o solamente tiene sentido en empresas grandes. Sin embargo, se puede aplicar en cualquier tipo de compañía, ya que independientemente del tamaño, el negocio se podrá beneficiar de todos los cambios que se apliquen en él.
La metodología 5S, al fin y al cabo, se enfoca en cultivar valores que ayudan a impulsar la innovación, la eficiencia para lograr mejoras tanto en la productividad como en el resultado final del producto. Su implementación adecuada también facilitará la gestión de crisis internas si estas se presentan, por lo que puede ser muy beneficioso pensar en aplicarla en tu propio negocio, adaptándola a tus procedimientos y necesidades.
Ventajas
Si hablamos de la metodología 5S como una forma de mejorar las dinámicas de trabajo y el rendimiento de los empleados, seguro que ya sabes cuáles son algunos de los beneficios que puede generar:
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- Organización.
- Sistematización.
- Categorización.
- Mejora de la gestión de tiempo.
- Mejora de la productividad.
- Optimización de tareas.
- Mejoras en la gestión del material (evitando posibles pérdidas).
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Estas ventajas acaban teniendo un efecto positivo en el entorno laboral, promoviendo resultados mejorados, desarrollo profesional y un avance positivo en las interacciones entre los empleados. Todo ello está basado en los 5 principios (de ahí ‘metodología 5S’) que lo rigen: seiri (clasificación), seiton (orden), seiso (limpieza), seiketsu (normalización) y shitsuke (disciplina).
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Seiri
Consiste en la utilización y uso eficiente de los recursos y materiales. Para aplicarlo de manera efectiva, las empresas deben realizar una evaluación exhaustiva y determinar qué elementos son realmente necesarios y cuáles no. Este análisis abarca todo tipo de sectores y características, desde el talento humano hasta los documentos y recursos técnicos disponibles dentro de la organización.
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Seiton
Este concepto busca fomentar la armonía en el entorno laboral mediante el orden de los espacios que comparten los trabajadores, como oficinas, escritorios, zonas comunes y otros áreas de trabajo. Cuando se implemente se puede observar ambientes laborales más agradables y una simplificación del acceso a documentos, servicios y herramientas útiles para todos los miembros del equipo gracias a una clasificación adecuada del contenido y otros recursos.
Hay que tener en cuenta que si las personas que lo necesiten tienen acceso de forma rápida y ordenada a la información que necesiten, perderán menos tiempo buscando y podrán realizar su tarea rápidamente y sin distracciones. Pequeños detalles como estos pueden transformar por completo
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Seiso
Este punto está relacionado con la limpieza y el espacio. Todos los trabajadores tienen la responsabilidad de mantener los espacios laborales que utiliza en buen estado y con una higiene óptima. La idea de cuidado abordada por este concepto también se relaciona con la imagen personal.
Este aspecto es también un punto a tener en cuenta, ya que la forma de vestir y de presentarse a uno mismo, cuando se trabaja, no lo representa solo a él, sino a la empresa. Además, podemos ahorrarnos incomodidades tanto a colegas como a clientes. De esta forma se contribuye a mejorar las relaciones laborales y a preservar equipos y áreas de trabajo en óptimas condiciones.
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Seiketsu
La normalización habla de instaurar de forma activa todos los valores previamente mencionados, convirtiendo todas las anteriores conductas en hábitos arraigados que formen parte de la cultura laboral de los empleados.
Este enfoque solidifica el nuevo modelo de trabajo. Se pueden implementar acciones específicas, como mantener accesibles los elementos de uso frecuente y organizar aquellos que solo se necesitan de vez en cuando, fomentar prácticas de higiene en los espacios laborales y establecer una categorización y distribución adecuada de recursos.
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Shitsuke
Llegamos a la ’S’ final: la disciplina. Para cultivar el desarrollo de los cuatro factores previos y establecerlos como parte integral de la filosofía organizacional se necesita constancia. Esta característica conduce a mejoras significativas tanto para el personal como para la dinámica laboral de la empresa.
No habrá que exigir únicamente ciertas conductas a los empleados, sino también invertir en capacitación, mejoras, equipos y herramientas que faciliten las tareas y estén alineados con los esfuerzos en construir una cultura laboral diferente a la que se solía emplear.
Te recomendamos que, si quieres saber si la metodología 5S está funcionando, realices evaluaciones periódicas para observar el rendimiento. Así también se fomentará la mejora continua y el crecimiento de la filosofía laboral en evolución.
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Aplicación de la metodología 5S
La adopción de una nueva filosofía implica un tiempo de adaptación y compromiso, esfuerzo y apoyo para llegar a obtener los resultados deseados mediante la metodología. Aunque las 5S nos dan a entender qué se tiene que realizar y las acciones a aplicar, también conviene conocer otros aspectos para que sea mucho más simple y rápido utilizar esta herramienta de dinámica de trabajo:
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Conocimiento y reconocimiento
Es fundamental comprender todos los aspectos de la metodología 5S para poder aplicarla en las dinámicas laborales. Esto supone tener confianza y reconocer su potencial para generar diversos beneficios dentro de la empresa. Te recomendamos que realices un estudio exhaustivo de cada concepto, comprendas los valores inherentes y tengas en cuenta las particularidades de tu propio negocio para que puedas aplicar la metodología de la mejor forma. Así también será una experiencia motivadora y enriquecedora para todos los involucrados.
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Comisión de control
Para evaluar la implementación de la metodología se recomienda tener empleados que se dediquen también a llevar a cabo un control de calidad y brindar apoyo a sus compañeros en las áreas necesarias. Eso sí: este grupo de profesionales deberá recibir la formación necesaria y específica sobre la metodología 5S para poder llevar a cabo las evaluaciones y colaborar con en la implementación de estrategias relacionadas con la misma.
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Evaluación
La comisión de control tendrá la responsabilidad de identificar los principales problemas de la empresa basándose en los principios establecidos por la metodología 5S. Así, será el responsable de la implementación de la metodología, junto a otros miembros del equipo, los encargados de generar tener un entendimiento general de las necesidades de la empresa y precisar con exactitud los aspectos de la misma que requieran mejoras.
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Aplicación de los sentidos
Una vez conformado el equipo que se encargará de aplicar y evaluar la metodología, se iniciará la promoción de los principios mencionados anteriormente. La estrategia más efectiva es ir abordando cada uno de ello forma gradual, procurando su reconocimiento y aplicación en toda la organización poco a poco.
Lo mejor es comenzar con tareas simples, como evaluar la utilidad de los elementos en el día a día, la limpieza y el orden de los espacios. Así se podrá ir desarrollando la metodología 5S de forma práctica, promoviendo una mejora progresiva en la cultura empresarial.
No se limita simplemente a la implementación; la metodología 5S implica un cambio duradero en la filosofía de trabajo. Por ello hay que establecer sistemas de evaluación que permitan monitorear los resultados de la aplicación de las 5S, tomar medidas para su continuo crecimiento y realizar cambios en las aplicaciones si fuese necesario. Esto beneficiará tanto la dinámica laboral como el desarrollo personal de los empleados.
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Esta metodología es una de las muchas formas que existen para mejorar la gestión de los trabajadores y las dinámicas en el entorno laboral. Si también buscas optimizar la gestión de tus activos industriales y mejorar la eficiencia operativa de tu negocio, en MRO by Servitec podemos ayudarte.
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