Cualquier ayuda es poca a la hora de gestionar o controlar los almacenes de una empresa, tanto grande como pequeña. Por eso un WMS puede ser tan útil para, también introducir un software para mejorar la productividad y el control de tareas y gestiones. De esta forma podemos tener una visión general del inventario y entender qué partes tienen margen de mejora para incluso prevenir posibles fallos.
Si estás pensando en incluir tecnología en tus almacenes para mejorar su eficiencia y control, es momento de que conozcas los WMS. Hoy explicaremos qué pueden hacer por nosotros y los beneficios que pueden ofrecernos, además de algún que otro consejo extra.
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¿Qué es un WMS?
Un warehouse management system (WMS por sus siglas en inglés) o sistema de gestión de almacenes es una herramienta tecnológica diseñada para optimizar, supervisar y controlar las operaciones dentro de un almacén. Ayudan a gestionar eficientemente el flujo de mercancías, desde su recepción hasta su almacenamiento, movimiento y envío, permitiendo maximizar la productividad, minimizar errores y mejorar la eficiencia en la gestión del inventario. Dentro de sus funciones principales podemos destacar:
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Recepción de mercancías
Ayuda a planificar y registrar la entrada de productos, verifica la cantidad y calidad de los bienes recibidos y facilita la asignación de ubicaciones de almacenamiento.
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Gestión de inventarios
Ofrece una visión en tiempo real del stock disponible, permite rastrear productos por lote, serie o fecha de caducidad y reduce el exceso de inventario y las rupturas de stock.
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Almacenamiento optimizado
Define estrategias para ubicar los productos según su rotación, tamaño o características específicas, usando métodos como el almacenamiento caótico o las asignaciones fijas.
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Preparación de pedidos
Coordina el picking (recogida de productos) con rutas optimizadas, minimiza los errores al preparar los pedidos e integra procesos como ‘picking por olas’ o ‘por zona’.
Embalaje y despacho
Facilita el embalaje adecuado según el destino del producto, genera etiquetas de envío y documentos requeridos y se coordina con sistemas de transporte y logística.
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Rastreo y trazabilidad
Permite rastrear el movimiento de cada artículo dentro del almacén y registrar entradas, salidas y ubicaciones.
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Análisis
Proporciona métricas clave sobre desempeño, como tiempos de entrega, productividad de los operarios o rotación de inventarios para ayudar a tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
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Tipos
Existen varias tipologías de WMS dependiendo del alcance, la forma de implementación y las funcionalidades. Elegir el adecuado dependerá del tamaño de tu negocio, las operaciones de tu almacén y tus necesidades específicas. Veamos cómo se clasifican:
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Según su alcance funcional
WMS básicos
Están diseñados para pequeñas empresas o almacenes con operaciones sencillas que necesitan gestión de inventarios, recepción, almacenamiento y envío de productos o un rastreo básico de productos. Son económicos y fáciles de implementar, pero cuentan con poca personalización y escalabilidad.
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WMS avanzados
Son soluciones robustas que integran múltiples funciones, como la optimización del picking y almacenamiento, la gestión de múltiples ubicaciones de almacén, el control de lotes y fechas de caducidad y a trazabilidad avanzada. Son ideales para empresas medianas y grandes con operaciones complejas, aunque es necesario mencionar que son más caros y de implementación más compleja.
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WMS integrados con sistemas ERP
Forman parte de un sistema de planificación de recursos empresariales permiten gestionar el almacén junto con otras áreas del negocio (ventas, compras, finanzas). Ofrecen una gestión centralizada de todas las operaciones y aseguran la sincronización entre el almacén y otros departamentos. Por otro lado, requieren de una mayor inversión y su implementación y personalización pueden ser complejas.
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Según el método de implementación
WMS locales o on-premise
Se instalan directamente en los servidores del negocio y se caracterizan por ofrecer un mayor control sobre los datos y la infraestructura. Se recomiendan para empresas que desean personalizar ampliamente el sistema porque se puede tener un control total de la información e independencia de conexión a internet.
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WMS en la nube (cloud-based)
Operan en servidores remotos y son accesibles a través de internet, por lo que son de implementación rápida y es posible pagar por suscripción. Esta cualidad hace que se reduzca la inversión inicial, pero se depende de una conexión a internet estable y puede haber riesgos a la hora de la seguridad de los datos.
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WMS híbridos
Combinan características locales y en la nube, proporcionando así flexibilidad para operaciones en múltiples ubicaciones. Pese a que ofrece acceso local y remoto según las necesidades, los costes pueden ser elevados.
Según la industria o sector
WMS especializados
Están diseñados para necesidades específicas de ciertas industrias, por lo que son altamente personalizables. El inconveniente es que pueden ser menos flexibles para operaciones generales.
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WMS genéricos
Son aptos para una amplia gama de industrias porque se adaptan a todo tipo de operaciones. De ahí que se recomienden sobre todo en empresas con necesidades variadas. Lo único que debemos tener en cuenta es que quieren personalización en industrias muy específicas.
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Según el tamaño del negocio
WMS para pequeñas y medianas empresas (PYMES)
Las soluciones en este caso son mucho más sencillas y económicas. Este tipo de WMS se enfocan en la gestión de inventarios y la optimización de operaciones básicas. Son muy fáciles de implementar y usar, por no hablar de su económico precio.
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WMS para grandes empresas
Son soluciones escalables y robustas porque ofrecen soporte para múltiples almacenes y operaciones complejas. Tienen una integración avanzada con ERP y con otros sistemas, pero pueden ser difíciles de implementar.
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Según el grado de automatizacion
WMS manuales asistidos
Utilizan herramientas básicas como hojas de cálculo o sistemas mínimos para el registro de datos. Son muy económicos, pero poco eficientes y propensos a errores.
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WMS semi-automatizados
Integran herramientas como escáneres de códigos de barras o dispositivos móviles para agilizar las tareas. Poseen una gran eficiencia pero dependen mucho de la intervención humana.
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WMS automatizados
Funcionan con una combinación de tecnologías avanzadas como robots, sensores IoT y sistemas de cintas transportadoras. Prometen una máxima eficiencia y precisión, pero debemos tener en cuenta los altos gastos de implementación.
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Ventajas de contar con un WMS
Contar con un sistema de gestión de almacenes o WMS en tu almacén puede transformar por completo las operaciones logísticas, ofreciendo numerosas ventajas que impactan tanto en la eficiencia como en la rentabilidad:
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Mayor eficiencia operativa
Un WMS automatiza tareas como el registro de entradas, la ubicación de productos y la preparación de pedidos, reduciendo tiempos y recursos necesarios. Minimiza los desplazamientos innecesarios dentro del almacén al planificar rutas de picking más eficientes y elimina de tareas repetitivas gracias a escáneres o dispositivos móviles para que el personal trabaje más rápido y con menor esfuerzo.
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Incremento en la precisión
El inventario se actualiza en tiempo real, evitando errores humanos y se rastrea por lotes, números de serie o fechas de caducidad. Se asegura que los pedidos sean correctos, evitando devoluciones y mejorando la experiencia del cliente.
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Mejor utilización del espacio
Ayuda a organizar los productos en ubicaciones estratégicas (por ejemplo, productos de alta rotación más accesibles) y maximiza el uso del espacio vertical y horizontal del almacén. Identifica productos de baja rotación, permitiendo decisiones más inteligentes sobre su gestión.
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Ahorro en costos operativos
Reduce las pérdidas por caducidad, deterioro o almacenamiento inadecuado. El personal se asigna de manera eficiente para eliminar actividades redundantes y mejorar la productividad general. De esta forma minimizamos el tiempo y los recursos necesarios para el picking, el embalaje y la salida de productos.
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Mejora del servicio al cliente
Con picking optimizado y mejor visibilidad de inventarios, los pedidos se procesan con mayor rapidez. Los clientes reciben los productos correctos, en las condiciones adecuadas y a tiempo. El sistema permite rastrear cada paso del proceso, ofreciendo información actualizada al cliente.
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Adaptabilidad
Un WMS puede adaptarse al crecimiento de tu operación, gestionando mayores volúmenes de stock y pedidos.
Mejora en la toma de decisiones
Proporciona informes y métricas clave (rotación de productos, niveles de stock, desempeño del personal) para ayudar a planificar reabastecimientos y evitar rupturas de stock basándose en datos históricos y patrones de consumo. Los gerentes pueden supervisar las operaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar si el WMS es en la nube.
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Cumplimiento normativo y trazabilidad
Este software es ideal para industrias reguladas (como la farmacéutica o alimentaria) donde es crucial identificar el origen y destino de cada artículo. Genera automáticamente documentos como facturas, etiquetas de envío, guías de transporte de forma rápida y sencilla, haciendo la tarea mucho más diáfana.
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Reducción de riesgos
La visibilidad en tiempo real y la organización optimizada reducen el riesgo de productos extraviados o robados. Al organizar mejor el espacio y el flujo, disminuye el riesgo de accidentes laborales.
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Integración con otras tecnologías
Facilita la gestión integral del negocio, sincronizando las operaciones del almacén con ventas, compras y atención al cliente. También es compatible con hardwares avanzados (escáneres de códigos de barras, sensores IoT y robots), los cuales pueden integrarse fácilmente.
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¿Por qué considerar un WMS?
En un entorno competitivo, un WMS no solo mejora la operación diaria, sino que también da a tu negocio una ventaja estratégica al reducir costes, incrementar la satisfacción del cliente y permitirte escalar sin comprometer la calidad.
Si estás buscando una forma de gestión de almacén que pueda ayudarte de forma completa, en Servitec podemos ayudarte. Estamos comprometidos con la optimización de tus operaciones y la maximización de tus resultados. Nuestro objetivo es dar el máximo servicio con el mínimo inmovilizado.
Desde el layout, el montaje y la puesta en marcha hasta la gestión diaria, contamos con un software de gestión propio que te proporciona visibilidad en tiempo real, facilitando la toma de decisiones y el control de tus operaciones. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a mejorar tu almacén o tienes alguna duda solamente tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo. ¿Hablamos?
