¿Alguna vez te has preguntado cómo funciona la correcta gestión de almacén o te preguntas cómo podrías mejorar el tuyo? Esta parte de la empresa es uno de los pilares principales, por lo que debe tratarse con cuidado. Es importante recordar que cada almacén, al igual que cada empresa, es un mundo. Tenemos que comprender en qué sector nos movemos, al igual que las necesidades de nuestros clientes, seamos proveedores o vendedores.
Sin una buena comunicación por parte del sector de gestión de almacén es posible que no funcionemos a nuestra máxima capacidad, lo que podría causar que el cliente cambie de vendedor. Por tanto, hoy explicaremos cómo funciona y cómo llevar un almacén en orden.
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¿Cómo funciona la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes es el proceso por el que se supervisan todas las operaciones diarias en un almacén. Comprende una serie de procedimientos fundamentales destinados a garantizar el correcto desarrollo de las actividades que son competencia del departamento, como recepción, inventario, almacenamiento, embalaje y despacho de productos. Los responsables de almacén, los gestores de inventario y los proveedores de logística utilizan este enfoque para optimizar el rastreo de productos, mantener los niveles precisos de inventario y mejorar la eficiencia operativa del almacén.
Esta fase del proceso de producción de una empresa es mucho más importante de lo que parece. Hay que tener en cuenta que, si el almacén funciona mal o no está correctamente gestionado, puede haber interrupciones en la cadena de suministro que impacten de forma negativa en toda la empresa. La gestión de almacén es una parte esencial del transporte y la logística, convirtiéndola en una parte vital de la cadena de suministro pero, ¿por qué influye tanto en los resultados logísticos del negocio?
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Porque controla los niveles de inventario
La información en tiempo real que nos ofrece la gestión del almacén es clave para mantener un inventario preciso. De esta forma minimizaremos las diferencias o desigualdades entre la demanda y la oferta de productos y reduciremos posibles gastos innecesarios para la empresa.
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Porque mejora el servicio al cliente
Llevar un almacén al día y entendiendo sus necesidades creamos un impacto indirecto pero positivo en la experiencia del cliente. Hay que tener en cuenta que entregar de forma puntual los pedidos generará una impresión de profesionalidad en los clientes. Mantener el stock necesario de los productos y asegurar su disponibilidad en el momento necesario contribuye a generar clientes satisfechos.
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Porque aumenta la productividad
Si los responsables de almacén, que son los que conocen cómo funciona y la utilidad de las zonas, deciden estratégicamente la ubicación de materiales comunes cerca de áreas de producción, embalaje o envío se ahorrará tiempo y los trabajadores podrán ser mucho más productivos. La optimización del espacio mediante diseños específicos para cada almacén también permite operar de manera más eficiente, lo que a su vez mejora la productividad del equipo.
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Proceso de gestión de almacenes
La gestión de almacenes está constituida en seis etapas fundamentales, estrechamente relacionadas entre sí y que dependen unas de otras. La optimización de cada proceso influirá en el rendimiento de las que vayan a continuación, por lo que es esencial garantizar que cada una opere según sus funciones ideales. Veamos con detalle cada etapa:
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Recepción
Este paso, que consiste en la recepción en el almacén de toda la mercancía que emplearemos para fabricar el producto que vendamos, es uno de los más importantes aunque no lo parezca, ya que si fallamos al principio, toda la cadena se verá afectada.
De ahí que sea en la recepción donde se verifiquen minuciosamente los artículos entrantes para asegurar que la cantidad, el funcionamiento y la recepción son los adecuados. Esta última parte es de hecho la primera línea de defensa de la empresa contra los primeros gastos gastos innecesarios que pueda generar. Es ahí donde los trabajadores del almacén identifican aquellos artículos que no cumplen con los estándares y los devuelven a los proveedores, ayudando así a evitar posibles gastos de productos defectuosos.
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Retirada
Si la entrada de materia prima o de productos al almacén es la fase más importante, la salida de los mismos es la segunda. En ella los productos recibidos se trasladan desde los muelles de recepción a sus ubicaciones correspondientes. Es preciso que el proceso sea muy detallado para garantizar la seguridad de los empleados y la preservación adecuada de los artículos. Además, optimiza la utilización del espacio, facilita el seguimiento de los productos y reduce los tiempos de desplazamiento, lo que en última instancia mejora la eficiencia y la calidad general de la operación del almacén.
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Almacenamiento
Necesitamos mantener los artículos en la ubicación más adecuada en todo el espacio del que dispongamos. Será necesario tener en todo momento la seguridad como punto de partida de cualquier movimiento, además del espacio y de la eficiencia. Los trabajadores de esta zona pueden hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Los artículos están ubicados de manera segura en las áreas designadas en el espacio?
- ¿Los artículos perecederos están en zonas con control climático adecuado?
- ¿Están los elementos para maximizar el espacio de almacenamiento disponible?
- ¿Los artículos se almacenan para que su seguimiento sea sencillo y estén visibles en cualquier momento?
- ¿Los empleados tienen acceso a los artículos cuando los necesiten?
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Recolección
El proceso de picking, como su nombre indica, es aquel en el que los empleados localizan y recogen artículos individuales en el almacén para completar los pedidos. Esta etapa está directamente ligada a la satisfacción del cliente. Es además una de las actividades más intensivas en cuanto a mano de obra, por lo que es preciso optimizar este paso para gestionar eficientemente los pedidos, reducir errores, aumentar beneficios y fortalecer la reputación empresarial.
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Embalaje
Cuando ya tenemos el artículo listo para que llegue al cliente, es momento de protegerlo para que llegue perfectas condiciones. En este punto, se preparan los artículos para su envío. Para completarlo de manera exitosa, será importante considerar aspectos como la preparación de la factura, la selección de materiales de embalaje adecuados (especialmente si se tratan artículos frágiles) y el peso óptimo del paquete. El propósito fundamental del embalaje, al fin y al cabo, es asegurar que los artículos viajen de forma segura y sin daños desde el almacén hasta la entrega final al cliente.
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Envío
Esta última fase consiste en enviar los pedidos completos, garantizando que se utilizan los medios de transporte apropiados para que los mismos lleguen de la mejor forma al comprador. El éxito del envío se basa en la entrega correcta de los artículos, la documentación adecuada dentro del plazo esperado y la calidad requerida.
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¿Cómo diseñar un proceso de gestión de almacenes?
Si estás revisando la gestión de tu almacén y has observado que es posible que puedas mejorarlo pero todavía no sabes cómo, vamos a explicar cómo podrías diseñar tu propio proceso. Para ello es necesario seguir un conjunto de pasos. Recuerda que los pequeños detalles marcan la diferencia entre una gestión media y una óptima. Veamos por tanto las pautas:
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Diseño del plan de distribución
Este factor dependerá de si acabamos de crear la empresa de cero o si ya está establecida. Si está en la etapa inicial, deberemos centrar los esfuerzos y la atención en aspectos como la necesidad de tener un almacén propio, la viabilidad de uno subcontratarlo, la ubicación, el tamaño y las áreas necesarias para operar.
Si, por otra parte, ya tenemos una empresa establecida, es esencial revisar detalladamente los procesos que comentamos previamente para entenderlos mejor.
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Almacén propio vs. subcontratado
Para elegir una opción u otra habrá que considerar múltiples aspectos, como la estrategia comercial, el comportamiento del mercado y el modelo de ventas de la empresa.
Los almacenes propios ofrecen ventajas fiscales, una la gestión de recursos y un mayor control del inventario. Sin embargo, implican gastos por el alquiler, impuestos y mantenimiento, lo que conlleva una inversión inicial más elevada.
En cambio, la subcontratación tiene beneficios fiscales, evita la necesidad de personal capacitado y puede facilitar alianzas con otras empresas logísticas o de transporte. Sin embargo, hay que tener en cuenta que pueden existir desafíos de comunicación, es posible que haya una falta de control total de inventario y podríamos enfrentarnos a problemas de espacio en las instalaciones.
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Tamaño del almacén
A la hora de escoger el tamaño perfecto del almacén hay que considerar varios aspectos: la cantidad de productos a que se tendrán que almacenar, la rotación de stock y el tiempo de almacenamiento, basándonos en la frecuencia de la demanda. Esta es la que determina cuánto tiempo permanecerán los productos ‘quietos’ antes de la venta, información que indicará la rotación.
Se debe evaluar el tamaño de los productos, el tiempo de producción, la necesidad de colocar pasillos especiales, el tipo de maquinaria necesaria para la manipulación de la mercancía y la cantidad de personal requerido.
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Distribución de las zonas
Independientemente del tamaño o del la extensión del almacén hay que contar con áreas específicas para funciones concretas. Estas incluyen una zona de recepción de productos, área de almacenamiento, sección de picking, área de expedición, pasillos y espacios para maniobrar con la maquinaria en las estanterías o áreas de almacenaje. Se suelen necesitar también espacios para oficinas que atiendan a departamentos no relacionados directamente con la cadena de suministro.
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Como ves, realizar una gestión de almacén adecuada puede ayudar a un mejor funcionamiento de la empresa y a la satisfacción de los clientes. Y ya se sabe que, si el cliente está contento, volverá a comprar y hablará de su experiencia. Por ello, desde MRO by Servitec queremos ayudarte en la gestión y compras de recambios MRO. Somos expertos en ofrecer soluciones que mejoran tus procesos de compra y gestión de suministros.
Hemos diseñado nuestros procesos de forma eficiente para que te ayuden a optimizar la gestión de suministros a través de los principios de consolidación de suministros y proveedores. Si quieres más información o tienes alguna duda en concreto, contáctanos y te ayudaremos a encontrar la solución ideal para tu negocio.
