En una empresa de cualquier tipo es necesario llevar un registro de todo el suministro necesario para fabricar los productos y abastecer todos los requerimientos. Eso sí, no podemos pecar de exceso de stock ni de falta de él. De una manera perdemos dinero y de la otra no tenemos el material necesario para fabricar y generar ganancias. Una de las formas más importantes de garantizar el equilibrio y es a través del punto de pedido.
Este sistema, que a la vez también es indicador, podrá ayudarnos a llevar dentro de nuestro propio negocio un nivel de existencias equilibrado y que funcione. ¿Quieres saber cómo calcularlo?
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¿Qué es un punto de pedido?
Conocido por sus siglas en inglés (ROP), el Reorder Point o punto de pedido es una variable que indica el nivel mínimo de existencias que puede tener un artículo en el inventario de una empresa a partir del cual se tienen que pedir más unidades. El objetivo siempre será evitar quedarse sin stock y, en consecuencia, retrasar la fabricación de artículos y su posterior venta.
El ROP dependerá siempre de la demanda y del tiempo de entrega y será el que marque el momento más delicado y al límite para reponer existencias y evitar la falta de productos. Como una de sus variables es la demanda, el punto de pedido variará basándonos en el artículo que se analice. Este se basará en su cálculo en variables como los tiempos de entrega, la demanda o el índice de consumo, entre otros factores.
Como todas las variables que acabamos de comentar puede cambiar en cualquier momento sin que nosotros tengamos control de ello, el punto de pedido podrá hacer lo mismo y verse alteradas dependiendo de cambios en la cadena de suministro, de las condiciones del mercado y de la selección de proveedores. Por eso también se analizan para calcularlo datos históricos de consumo y tiempos de entrega, para prever futuras necesidades.
El cálculo y mantenimiento de los puntos de pedido se ha realizado durante muchos años de forma manual, pero gracias al avance de la tecnología, hoy en día podemos disfrutar de sistemas de gestión de inventarios que automatizan partes del proceso de reposición. Estos software combinan puntos de pedido con gestión de restricciones y métodos de previsión avanzados. Todo ello mejora la precisión en la gestión de inventarios y optimiza la entrega de pedidos.
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Beneficios de su uso
Las ventajas de utilizar puntos de pedido van más allá de tener siempre la cantidad de stock de cada artículo necesaria, pus con ello también viene:
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Ahorro de dinero
Mantener niveles de existencias cercanos a los óptimos siempre ayudará a evitar tanto la falta como el exceso de stock. Así reduciremos gastos asociados, como de transporte y de capital inmovilizado en inventarios excesivos y optimizaremos los recursos financieros.
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Ahorro de tiempo
La automatización parcial del proceso de reposición con puntos de pedido eficientes hace que tanto fabricantes como distribuidores reduzcan el tiempo dedicado a gestionar inventarios. Si hay solicitudes manuales y listas de comprobación aceleraremos el ciclo de compra, mejorando la eficiencia operativa global.
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Reposición basada en datos
El punto de pedido se basa en el análisis de datos históricos y tendencias de consumo. Con ello garantizamos que las decisiones de reposición sean fundamentadas y precisas. Teniendo en cuenta factores como cualquier cambio en la cadena de suministro, regulaciones y demanda del mercado, aseguraremos una gestión de inventarios más acertada y maleable.
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Oportunidades de negocio
Con un proceso de reposición y cumplimiento tan preciso, las empresas pueden disponer de más recursos para aprovechar oportunidades emergentes o realizar inversiones estratégicas. Esto fortalece la capacidad de respuesta ante nuevas demandas del mercado y facilita la expansión del negocio.
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Fórmula y cálculo
Para poder obtener en tu negocio todos los beneficios del punto de pedido debemos entender cómo calcularlo. Por suerte, existe una fórmula que se puede aplicar en cualquier artículo:
Plazo x tasa de demanda + existencias de seguridad
Aunque es simple, es mejor entender y explicar cada una de las partes que componen la fórmula:
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Plazo de entrega
Es el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que los artículos llegan al almacén para su uso o venta. Uno de los elementos más importantes para calcular el punto de pedido es porque ayuda a evitar que los niveles de inventario caigan por debajo de la línea de seguridad. Para estimarlo, se emplea información histórica, un análisis detallado de la cadena de suministro y el desempeño del proveedor. Si tratamos con proveedores nuevos o inciertos, es mejor ser conservador al estimarlo.
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Órdenes de compra
Si es necesario que la materia prima o el producto ya terminado llegue de parte de los proveedores a través de órdenes de compra, se llamará al plazo de entrega como tal el tiempo de entrega. Si hay artículos o subconjuntos fabricados internamente, se llamará entonces tiempo de fabricación o de producción.
Veamos un ejemplo de cómo aplicar la fórmula para entenderla mejor. Pongamos que una empresa que funciona de lunes a viernes tiene una demanda diaria de 800 unidades del producto, un lead time de 5 días y un stock de seguridad de 100 unidades. El punto de pedido, con la fórmula que hemos comentado, se calcularía sumando 100 + (800×5) = 4.100. El resultado nos indica que la empresa tendrá que comprar stock cuando las existencias en los almacenes lleguen a las 4.100.
De esta forma será capaz de cubrir la demanda hasta que llegue mercancía nueva. Es necesario comentar que este cálculo no es infalible, pues el consumo esperado son hipótesis, es decir, puede no ser exactos, por lo que es imprescindible que las empresas cuenten con existencias extra de los productos para situaciones de emergencia (el llamado stock de seguridad).
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Riesgos si se calcula de forma incorrecta
A pesar de todos los beneficios que aporta el punto de pedido, si se calcula erróneamente, tanto al alza como a la baja, es posible que tengamos que enfrentarnos, como empresa, a algunos riesgos:
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Punto de pedido demasiado alto.
Gastos financieros
Tener más inventario del necesario inmoviliza capital que podría ser utilizado en otras áreas de la empresa. Con ello aumentamos nuestros propios gastos financieros asociados al almacenamiento, cosa que puede acabar afectando a la liquidez.
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Obsolescencia
Los productos almacenados durante mucho pueden volverse obsoletos o caducar. Con ello estamos perdiendo productos que ya no tienen demanda o que deben ser desechados.
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Gastos de almacenamiento
Mantener un exceso de inventario requiere espacio extra en los almacenes, cosa que aumenta los gastos del alquiler, de los seguros, de la seguridad y del personal de manejo de inventarios.
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Reducción de la rotación
Un exceso de inventario puede dificultar la introducción de nuevos productos o versiones mejoradas, así como la adaptación a cambios en la demanda del mercado.
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Punto de pedido demasiado bajo.
Reducción de ventas
La falta de disponibilidad de productos puede acabar causando pérdidas directas de ventas. Ten en cuenta que los clientes siempre van a poder adquirir tu producto de la competencia si no encuentra el que quiere.
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Pérdida de clientes
La falta constante de productos puede llevar a la pérdida de clientes habituales, queda acabarán buscando empresas más confiables y consistentes.
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Daño en la reputación
La incapacidad para mantener un inventario adecuado puede afectar a la imagen que ha creado el cliente sobre la fiabilidad y capacidad de tu empresa para satisfacer sus necesidades.
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Oportunidades perdidas
No poder llegar a la demanda puede llevar a la pérdida de oportunidades para generar ingresos adicionales y expandirse en nuevos mercados o hacia el público objetivo.
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Subida de gastos operativos
La falta de disponibilidad puede llevar a compras urgentes, producción acelerada o envíos exprés, incrementando los gastos operativos totales.
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Impacto en la planificación
La escasez de productos puede desestabilizar los planes de distribución, marketing y producción a largo plazo. Al final, la capacidad de la empresa para planificar y ejecutar estrategias eficientes se verá afectada.
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Cómo optimizar el punto de pedido
Dado que el punto de pedido puede ser muy práctico y beneficioso para la empresa, pero, mal hecho, causar ciertos problemas, es necesario entenderlo bien y, sobre todo, optimizarlo. Si quieres implementarlo y además asegurarte de que dé los resultados necesarios, sigue estos tips:
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Precisión en los datos
Es fundamental contar con datos precisos de la demanda histórica y de los tiempos de entrega de tus proveedores. Puedes servirte de la tecnología más avanzada y emplear herramientas y sistemas que te ayuden a recopilar y analizar la información de manera más detallada.
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Revisión periódica
Actualiza periódicamente los parámetros del cálculo del punto de pedido. Las condiciones del mercado, las tendencias de consumo y los tiempos de entrega irán cambiando con el paso del tiempo, por lo que es importante ajustar los modelos y fórmulas en función de ellos.
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Mejora del stock de seguridad
Evalúa y ajusta el nivel de inventario de seguridad para cubrir tanto las fluctuaciones en la demanda como los posibles retrasos en la entrega, teniendo cuidado de no mantener un exceso innecesario que incremente los gastos de almacenamiento.
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Sistemas automatizados
Como hemos comentado arriba, es muy recomendable implementar un software de gestión de inventarios que calcule y ajuste dinámicamente el punto de pedido. Estos sistemas pueden utilizar algoritmos con múltiples variables para mantener el inventario en niveles óptimos y minimizar el riesgo de falta o exceso de stock.
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Análisis de costes
Realiza un análisis detallado de los gastos asociados al mantenimiento del inventario y a una posible escasez de producto. Es necesario que entiendas y tengas claros los gastos de almacenamiento, los operativos asociados a la falta de stock y el impacto financiero de almacenar productos obsoletos. Lo mejor es ajustar el punto de pedido para encontrar un equilibrio entre estos gastos mientras aseguras la disponibilidad de productos cuando sean necesarios.
Somos conscientes de que la gestión de stock puede ser compleja, pero con cálculos como el punto de pedido y servicios como los que ofrecemos en MRO este proceso puede ser mucho menos complejo. Nuestro equipo se dedica a facilitar a las empresas su gestión y sus compras de recambios MRO. Para ello, utilizamos soluciones integrales y personalizadas, fundamentadas en la analítica, y lideradas por expertos. De esta forma liberamos tiempo productivo de valor y optimizamos tus costes operativos. ¿Quieres saber cómo lo hacemos? Solamente tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo para que podamos hacer un análisis personalizado de las necesidades de tu empresa y comencemos así a trabajar para ayudarte a reducir gastos y gestionar tu stock de forma más sencilla.
